Gedurende de coronapandemie zijn steeds meer zorgaanbieders gebruik gaan maken van e-health-toepassingen. E-health-toepassingen zijn ICT-producten en/of -diensten die de gezondheidszorg verbeteren en/of ondersteunen. Vooral het videobellen is tijdens de pandemie in gebruik gestegen. In dit artikel leggen we uit waar je als zorgprofessional bij videobellen met een cliënt op moet letten.
Videobellen bij gezondheidsonderzoek: fysiek en online sluiten op elkaar aan
Wanneer je voor videobellen kiest is het raadzaam zo veel mogelijk aan te sluiten bij hoe een fysieke afspraak met een cliënt verloopt. Kortom, de afspraak komt op de gebruikelijke manier in je werkagenda. De cliënt dient vervolgens een veilige link, tijdstip en instructies te ontvangen. Je kunt de cliënt vragen vijf minuten voor aanvang van het gezondheidsonderzoek digitaal aanwezig te zijn. Laat hierbij wel weten dat ze mogelijk moeten wachten voordat de verbinding start. Sommige programma’s bieden de mogelijkheid van een digitale wachtruimte waar cliënten kunnen wachten totdat je beschikbaar bent.
Wanneer de verbinding met de cliënt tot stand komt is het belangrijk dat je:
- de identiteit van de cliënt verifieert, bijvoorbeeld door te vragen naar naam en geboortedatum.
- vraagt of de cliënt in staat is vrijuit te spreken. Op grond van de wet moet je kunnen garanderen dat bijvoorbeeld cliëntgesprekken buiten de waarneming van anderen kan plaatsvinden.
- de kwaliteit van de verbinding (beeld en geluid) beoordeelt. Vraag de cliënt eventueel extra licht aan te doen of bel met de telefoon voor een beter geluid. Twijfel je of de verbinding van voldoende kwaliteit is om het onderzoek goed uit te kunnen voeren, plan dan alsnog een fysieke afspraak.
- aan dossiervoering doet. Naast de gebruikelijke dossiervoering, kan het handig zijn om het dossier vast te leggen met welk programma is gecommuniceerd, hoe de kwaliteit van de verbinding was en welk apparaat de cliënt gebruikte.
- na afloop van het consult de verbinding verbreekt en de sessie afsluit.
Opnemen van audio of videogesprek
Het opnemen van gesprekken met de client is toegestaan. Er wordt wel onderscheid gemaakt tussen het opnemen van alleen audio en het opnemen van beeld en audio.
1. Opnemen van alleen audio
- Privésfeer: wanneer je als privépersoon een gesprek opneemt, waar jezelf aan deelneemt, wordt dat gedaan voor privégebruik en is dat uitgezonderd van de AVG. Belangrijk is wel dat het gesprek niet gepubliceerd wordt. Bij publicatie is er geen sprake meer van privégebruik.
NB: bovenstaande gedeelte onder 1 is niet van toepassing op gezondheidsonderzoek - Zakelijke sfeer: bij het opnemen van een zakelijk gesprek, waar jezelf aan deelneemt, dient de AVG wel in acht genomen te worden. Er dient een grondslag (bijv. toestemming) te zijn voor de opname en als zorgverlener dien je de cliënt te informeren.
2. Opnemen van audio en beeld
Vraag altijd toestemming aan de persoon die je opneemt.
Veiligheid
Een belangrijk uitgangspunt bij de keuze voor een videobelprogramma is veiligheid. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft aan dat goede zorg boven privacy gaat, maar dat je wel bijzondere waarborgen moet treffen. De AP: “Onderzoek de mogelijkheden van de app die u wilt gebruiken. Ga na of u een verwerkersovereenkomst kunt afsluiten. Ook kan het handig zijn om een betaalde versie te nemen als die meer (privacy)opties biedt.” Alleen bij hoge uitzondering kan volgens de AP gebruik worden gemaakt van niet veilig bevonden programma’s. Wanneer deze afweging wordt gemaakt, documenteer dan in het dossier waarom voor zo’n niet veilig bevonden programma is gekozen. Bespreek de privacy risico’s met de cliënt, bespreek daarnaast zo min mogelijk gevoelige gegevens en vraag toestemming.