Toestemmingsverklaring bewaren (digitaal of papier)

Toestemmingsverklaringen van patiënten, cliënten, medewerkers, vrijwilligers of leden kunnen op verschillende manieren bewaard worden:

• het bewaren van de ondertekende papieren versie in een ordner/fysiek dossier en het ingescande document als onderdeel van het digitale dossier;
• uitsluitend een ondertekende papieren versie in een ordner;
• uitsluitend een digitale versie in het digitale dossier, waarbij het origineel - na inscannen - wordt vernietigd.

Vanuit de AVG-begrippen ‘verstandig gebruik’ en ‘passende bescherming’ is het wenselijk geen onnodige kopieën te bewaren. Als jouw organisatie niet onder de Archiefwet valt, is ‘scannen onder substitutie’ de voor de hand liggende oplossing:

• scan het papieren exemplaar, voeg de het digitale exemplaar toe aan het digitale dossier en vernietig het papieren exemplaar;
• werk daarbij letterlijk netjes: scan een kleuren origineel ook in kleur in (en niet in zwart wit) en neem deze werkwijze duidelijk op in de procesbeschrijving (en verwijs er eventueel naar in het verwerkingenregister).

Voorbeeld toestemmingsverklaring

Op sport.nl vind je een model voor een toestemmingsverklaring voor sportverenigingen.