Iedereen die vanuit een verwerkersverantwoordelijke of verwerker toegang heeft tot persoonsgegevens is gehouden tot geheimhouding. Afhankelijk van de organisatie leggen medewerkers doorgaans óf een eed of belofte af waarin tevens een geheimhoudingsverklaring is opgenomen óf er wordt een geheimhoudingsverklaring ondertekend, waarin beloofd wordt vertrouwelijk om te gaan met de informatie die zij onder ogen krijgen. Dit kan onderdeel zijn van bijvoorbeeld een arbeidscontract of vrijwilligersovereenkomst. Als er geen sprake is van een arbeidsrelatie, is het sowieso verstandig om een aparte geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen, al dan niet in combinatie met een gedragscode ten aanzien van omgang met (digitale) gegevens en bestanden.
Moet ik mijn medewerkers, bestuursleden (in het geval van stichtingen of verenigingen) of vrijwilligers een aparte geheimhoudingsverklaring laten tekenen voor de AVG?
Als je in een arbeidsovereenkomst of samenwerkingscontract al een geheimhoudingverklaring hebt opgenomen, dan is het niet nodig om medewerkers een extra (aparte) geheimhoudingsverklaring te laten tekenen. Geheimhouding valt ook onder het beroepsgeheim en/of in dat geval onder het geheimhoudingbeding in het arbeidscontact of de samenwerkingsovereenkomst.
In de zorg en het sociaal domein:
Het is meestal niet nodig voor zorgmedewerkers om een additionele geheimhoudingsverklaring te laten tekenen. Geheimhouding valt voor BIG geregistreerden onder het beroepsgeheim. Voor medewerkers in de zorg die niet onder de wet BIG vallen is het verstandig je als werkgever of opdrachtgever van te verzekeren dat er een geheimhoudingsbeding in het arbeids- of samenwerkingscontract is opgenomen. Is dit niet het geval dan adviseren we deze alsnog op te nemen of een aparte geheimhoudingsverklaring te laten tekenen.
Boeteclausule mag niet!
Een boete opleggen aan individuen, die handelen uit naam van een organisatie, voor het niet naleven van de AVG is verboden. Je mag deze personen ook niet aansprakelijk stellen voor het eventueel niet nakomen van het gestelde in de AVG.
Voorbeeld geheimhoudingsverklaring
Op sport.nl vind je een model voor een geheimhoudingsverklaring voor sportverenigingen.