Bewaartermijnen personeelsdossier
Voor een personeelsdossier gelden specifieke bewaartermijnen. In deze FAQ lees je meer over minimale en maximale bewaartermijnen. En over hoe het zit met het delen van CV’s bij een sollicitatieprocedure.
Algemene regel
De algemene regel voor bewaartermijnen is dat gegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk. In een personeelsdossier zitten verschillende gegevens. Hierin zitten gegevens die langer bewaard moeten worden dan andere gegevens.
Bewaartermijn 2 jaar na einde dienstverband
- arbeidsovereenkomsten en wijzigingen
- correspondentie over ziekte (en bedrijfsarts) benoemingen, promotie, demotie en ontslag
- verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
- verslaglegging in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter
- VUT-regeling
- afspraken over het OR-lidmaatschap
- kopie getuigschrift
Bewaartermijn 5 jaar na einde dienstverband
- loonbelastingverklaringen
- kopieën van identiteitsbewijzen
- gegevens met betrekking op loonheffingen
- gegevens over herkomst en etniciteit
Bewaartermijn 7 jaar na einde dienstverband
Zorgaanbieders zijn verplicht om hun administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Deze zogenaamde ‘fiscale bewaarplicht’ houdt in dat alle relevante financiële en administratieve gegevens toegankelijk en controleerbaar moeten blijven gedurende deze periode. Denk hierbij aan de volgende gegevens:
- afspraken over salaris en arbeidsvoorwaarden
- persoonsgegevens werknemers (NAW-gegevens en Burgerlijke staat)
Bijzonderheden ten aanzien van bewaartermijnen
- Identiteitspapieren van derden ingeleende vreemdelingen waarvoor een tewerkstellingsvergunning is verleend worden gedurende de looptijd van de tewerkstelling en nog 5 jaar daarna bewaard.
- Loonbeslagen: werkgevers moeten de gegevens over loonbeslagen bewaren zolang de vordering loopt en daarna nog maximaal 7 jaar, om te voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen.